KIỂM SOÁT SỬ DỤNG DẤU VÀ GIẤY CHỨNG NHẬN
1. Mục đích
Tài liệu quy định cách thức sử dụng dấu và giấy chứng nhận đối với các đơn vị được SGC chứng nhận.
2. Phạm vi
Hướng dẫn này áp dụng cho Công ty Cổ phần Chứng nhận và Giám định SaiGonCert và tất cả các khách hàng được SGC cấp Giấy chứng nhận.
3. Tài liệu liên quan
- Thông tư 14/2026/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật;
- ISO 17065:2012, Yêu cầu chung đối Tổ chức chứng nhận sản phẩm;
- ISO 17021-1:2015, Yêu cầu chung đối Tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý;
4. Định nghĩa và từ viết tắt
- SGC: Công ty Cổ phần Chứng nhận và Giám định Saigoncert
5. Mẫu dấu chứng nhận
a) Mấu dấu chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015: lần lượt mô tả ở hình 1; 2
Hình 1: Hình dạng của mẫu chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Hình 2: Hình dạng của mẫu chứng nhận phù hợp Tiêu chuẩn ISO 14001:2015
Trong đó:
+ SGC: Tên viết tắt Công ty Cổ phần Chứng nhận và Giám định SaiGonCert;
+ ISO 9001:2015 - hệ thống quản lý chất lượng
+ ISO 14001:2015 - hệ thống quản lý môi trường
6. Quản lý, sử dụng dấu và giấy chứng nhận
6.1 Quản lý
- Dấu hiệu chứng nhận được SGC cấp và quản lý thống nhất cho các tổ chức/cá nhân được SGC chứng nhận. Các tổ chức/cá nhân được chứng nhận sẽ nhận được giấy chứng nhận cùng với quyết định.
- Tổ chức/cá nhân được chứng nhận phải chấm dứt việc sử dụng dấu trong các trường hợp sau:
+ Hết hạn hiệu lực chứng nhận mà tổ chức/cá nhân được chứng nhận không chứng nhận lại;
+ Tổ chức/cá nhân bị thu hồi chứng nhận (hủy bỏ việc chứng nhận);
+ Trong thời gian bị tạm thời đình chỉ hiệu lực chứng nhận.
6.2 Quy định sử dụng
- Khách hàng chỉ được sử dụng dấu chứng nhận của Saigoncert khi Giấy chứng nhận còn hiệu lực, đúng tên pháp nhân, tiêu chuẩn và phạm vi được chứng nhận.
- Dấu chứng nhận chỉ thể hiện việc hệ thống quản lý của khách hàng được Saigoncert chứng nhận; không được gây hiểu nhầm rằng sản phẩm, hàng hóa, quá trình hoặc dịch vụ đã được chứng nhận.
- Được sử dụng dấu và tuyên bố chứng nhận trên website, hồ sơ năng lực, tài liệu thương mại, kỹ thuật, quảng cáo, quảng bá và truyền thông, với điều kiện nội dung chính xác, đúng phạm vi và không gây hiểu nhầm.
- Không được sử dụng dấu trực tiếp trên sản phẩm, nhãn, bao bì sản phẩm, bao bì vận chuyển/thương mại, báo cáo thử nghiệm, kiểm nghiệm, giám định hoặc hiệu chuẩn.
- Không được sử dụng dấu cho địa điểm, hoạt động, sản phẩm, quá trình hoặc dịch vụ ngoài phạm vi chứng nhận; không được tự ý sửa đổi, chuyển giao hoặc cho bên thứ ba sử dụng dấu.
- Không được sử dụng Giấy chứng nhận, tài liệu chứng nhận hoặc bất kỳ phần nào của tài liệu chứng nhận theo cách làm sai lệch hoặc gây hiểu nhầm về đối tượng, phạm vi hoặc tình trạng chứng nhận; không được tự ý sửa đổi, cắt ghép hoặc làm sai lệch nội dung chứng nhận.
- Mọi tuyên bố liên quan đến chứng nhận phải nêu rõ đối tượng được chứng nhận là hệ thống quản lý, không phải sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Khi chứng nhận hết hạn, bị đình chỉ, thu hẹp, chấm dứt, hủy bỏ hoặc thu hồi, khách hàng phải ngay lập tức ngừng sử dụng dấu và mọi viện dẫn chứng nhận; đồng thời gỡ bỏ, sửa đổi hoặc thu hồi các thông tin liên quan theo yêu cầu của Saigoncert.
- Khách hàng có trách nhiệm kiểm soát việc sử dụng dấu, thông báo cho Saigoncert về việc sử dụng sai hoặc sự kiện ảnh hưởng đến tình trạng chứng nhận, đồng thời cung cấp bằng chứng khắc phục khi được yêu cầu.
- Không được sử dụng Dấu chứng nhận hoặc viện dẫn tình trạng chứng nhận theo cách làm ảnh hưởng đến uy tín của Saigoncert hoặc làm mất lòng tin của công chúng đối với hoạt động chứng nhận. Saigoncert có quyền kiểm tra việc sử dụng Dấu chứng nhận; trường hợp vi phạm, Saigoncert có thể yêu cầu khắc phục, gỡ bỏ thông tin, đánh giá bổ sung, đình chỉ, thu hẹp hoặc thu hồi chứng nhận theo quy định.
- Khách hàng chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại, khiếu nại và chi phí phát sinh do sử dụng dấu hoặc viện dẫn chứng nhận không phù hợp.
7. Xử lý vi phạm
- Bất kỳ tổ chức nào sử dụng giấy hoặc dấu chứng nhận của SGC một cách bất hợp pháp đều bị báo cáo xử lý theo quy định của pháp luật.
- Tùy theo mức độ vi phạm sử dụng dấu chứng nhận, SGC sẽ nhắc nhở, đình chỉ hoặc hủy bỏ việc chứng nhận và thu hồi Giấy chứng nhận đã cấp.
- Trường hợp bị hủy bỏ Giấy chứng nhận và bị thu hồi quyền sử dụng dấu chứng nhận, các tổ chức được chứng nhận không được tiếp tục sử dụng dấu
chứng nhận trên các văn bản, trên các tài liệu quảng cáo hay trên internet, website…
- SGC thông báo cho khách hàng và cơ quan, tổ chức có liên quan khi ra quyết định hủy bỏ hiệu lực Giấy chứng nhận hoặc thu hồi quyền sử dụng dấu chứng nhận đã cấp cho các tổ chức được chứng nhận vi phạm quy định của SGC.
